Elektronické podepisování v praxi
5 nejčastějších otázek k bezpapírové personalistice

Bezpapírová personalistika (eHR) je jednou z největších proměn oboru lidských zdrojů posledních let. S digitalizací papírových procesů ale mnohdy přicházejí otázky, které některým organizacím stále vrtají hlavou a brání v nasazení.

Pojďme si společně zodpovědět některé z nich.

Jaké jsou hlavní výhody eHR?

Úspora nákladů

Bezpapírová personalistika přináší přímou úsporu ve formě snížení nákladů za tisk, archivaci, poštovné, ale především úsporu času zaměstnanců i personalistů při vyřizování běžných úkonů. Ušetřený čas a pozornost lze věnovat jiným firemním úkolům nebo příležitostem, ke kterým byste se jinak nedostali.

Více času na skutečnou personalistiku

Hlavní agendou personalistů se v éře papíru stalo včasné podepisování formulářů a smluv. Cílem eHR je posunout personalistu blíže jeho poslání, aby pracoval zejména s lidmi a podepisování dokumentů pro něj bylo formalitou, nikoliv jednou z hlavních náplní.

Automatizace procesů

Na rychlosti záleží. eHR proto poskytuje nástroje pro automatizaci dokumentových procesů, včetně přípravy dokumentu, podpisu a následného uložení v archivu. Zvyšuje tím efektivitu oddělení, které není přehlcené nadbytečnou administrativou. Jistě znáte situaci, kdy je nová legislativa schválena v listopadu a v lednu musí být vše podepsáno.

Uživatelský komfort

eHR přináší podpis personálních dokumentů do mobilu či tabletu každého zaměstnance. Podpis odkudkoliv a kdykoliv dává každému možnost podepsat potřebné dokumenty z domova nebo po cestě z práce. Zabere to minutu a je vyřešeno. Pro organizace, které nabízejí hybridní nebo remote pracovní režim, jde v podstatě o nutnost.

Vyšší úroveň zabezpečení

Bezpapírová řešení umožňují kromě samotného podpisu i ověření identity podepisujícího, soulad s platnou legislativou a bezpečné uložení v archivu. Díky validaci je zajištěna ověření jejich platnosti.

Mohu pracovní smlouvu uzavřít elektronicky?

Ano, stejně jako jakoukoliv jinou smlouvu. Elektronická forma a elektronický podpis dokumentu nic neubírá na platnosti. Podle platné legislativy je elektronická forma dokumentu rovnocenná formě papírové.

Ve firmě máme funkční biometrický podpis. Bylo by možné ho použít?

Ano, ale jeho použití lze doporučit pouze pro konkrétní případy. Hlavním důvodem pro zavedení bezpapírové personalistiky je mimo jiné komfort uživatelů i personalistů, který spočívá v možnosti vzdáleného podpisu – kdykoliv, odkudkoliv.

Použití biometrického podpisu je podmíněno vlastnictvím podpisového tabletu, který nemáte vždy k dispozici, čímž je tato výhoda úplně eliminována. I pokud je firma schopna zajistit podpisový tablet pro každého, není možné ho jednoduše propojit např. s mobilním telefonem. Navíc nesmíte zapomenout, že na práci s biometrickými daty se vztahují přísná pravidla.

Biometrický podpis má svůj smysl tam, kde zaměstnanec nemá k dispozici žádný jiný podepisovací nástroj (elektronický podpis). Typicky se jedná o nástup nového zaměstnance, kterému ještě nebyl žádný elektronický podpis vydán, a přesto s ním smlouvu chceme podepsat elektronicky. Zde je v současné době biometrický podpis jasnou volbou, alespoň do doby, kdy státem garantovaný elektronický podpis bude samozřejmostí.

Naši zaměstnanci jsou nonIT. Zvládli by to?

Poradí si zaměstnanci s bankovním účtem v mobilním telefonu? Pak pro ně eHR nebude o moc složitější. Zkušenosti z firem, které přešly na digitál, ukazují pozitivní přijetí ze strany zaměstnanců, kteří oceňují, že mají ke svým dokumentům neustálý přístup. Zároveň mohou podepisovat kdykoliv a odkudkoliv.

Při nasazení je nutné klást důraz na pozitivní uživatelskou zkušenost. Způsob, jak budou zaměstnanci pracovat se svými dokumenty, musí být jednoduchý a intuitivní bez složitých konfigurací.

Pokud je eHR implementováno s využitím elektronických podpisů na kartách nebo tokenech, adopce je náročnější. Už pouhá konfigurace čtečky karet může být pro řadu netechnických lidí problém. Vždy je proto potřeba zvolit to správné řešení.

Jak soud udělá grafologický rozbor podpisu?

Pokud není eHR postaveno na biometrickém podpisu, tak nijak.

Jestli se ocitnete v právním sporu, soudem pověřený znalec bude zkoumat platnost elektronických prvků, které jsou s dokumentem svázány – elektronické pečeti, podpisy, časová razítka. Vše lze nastavit tak, aby bylo i po desítkách let prokazatelné, že podpisy jsou platné v souladu s celoevropským nařízením eIDAS.

Bezpapírová personalistika se stává standardem moderních firem. Organizace, které digitalizaci dříve odkládaly, po její implementaci obvykle zjistily, že jim výrazně šetří práci, čas i finance.

Pokud si nejste jistí, zda je pro váš případ ideální, neváhejte si domluvit konzultaci.