H&P | Elektronický podpis personálních dokumentů

Případová studie

Elektronický podpis personálních dokumentů

HAVEL & PARTNERS, s. r. o.

Potřeby a cíle zákazníka

Společnost HAVEL & PARTNERS, jedna z největších advokátních kanceláří ve střední Evropě, se rozhodla pro zásadní transformaci svých HR procesů. Cílem bylo přejít na plně elektronickou správu pracovněprávních dokumentů a zvýšit efektivitu práce HR oddělení prostřednictvím digitalizace. Tato případová studie se zaměřuje na klíčové kroky projektu, jeho implementaci a přínosy využití digitální platformy OBELISK Signing Portal.

Klíčové požadavky zákazníka:

  • Přejít na výlučně elektronickou správu HR dokumentů tam, kde to legislativa umožňuje.
  • Zvýšit efektivitu a zjednodušit práci s HR dokumenty díky digitálnímu workflow.
  • Zajistit bezpečnou archivaci elektronicky podepsaných dokumentů.
  • Snížit náklady spojené s manuálním zpracováním a archivací papírových dokumentů.

Dodané řešení

HR dokumenty jsou nově připravovány pomocí šablon v systému HELIOS, exportovány do formátu PDF a následně vloženy do podepisovacího workflow OBELISK Signing Portal v cloudu. Elektronicky podepsané dokumenty jsou automaticky zasílány zaměstnancům a ukládány do elektronických složek v prostředí MS Sharepoint.

Elektronický podpis
OBELISK Signing Portal umožnil elektronicky podepisovat na různých právních úrovních v závislosti na typu dokumentu, včetně Bank iD nebo kvalifikovaného podpisu.

Nahrazení produktu DocuSign
Součástí řešení bylo nahrazení stávajícího podpisového nástroje DocuSign, který nesplňoval nároky a požadavky zákazníka.

Onboarding zaměstnanců
Podepisovat mohou i nově nastupující zaměstnanci a to pomocí Bank iD Sign. Zároveň zůstala zachována možnost podpisu papírového dokumentu.

Efektivita a soulad s legislativou
Řešení přineslo výrazné snížení času a nákladů spojených s manuální přípravou a zpracováním dokumentů. Zároveň je zajištěna právní relevance dokumentů prostřednictvím uznávaných elektronických podpisů a elektronických pečetí, splňujících požadavky nařízení eIDAS.

Přínosy a vlastnosti řešení

550

zaměstnanců

Cloud

elektronický podpis jako služba

eIDAS

soulad s legislativou

Online konzultace

Řešení SEFIRA

Produktové řešení

Certifikované produkty, které jsou součástí Digitalizační platformy OBELISK.

Mobilní registrační autorita

Vydání kvalifikovaných certifikátů v prostředí zákazníka

Konzultační podpora

Konzultace k legislativě a technickému řešení.

Podpora řešení

SLA a produktové podpora pro vysoce dostupné řešení

Pro realizaci požadovaných cílů byly využity certifikované produkty se silnými referencemi.

Produkty

Digitalizační platforma OBELISK

Produktové řešení služeb digitální důvěry a bezpapírových procesů.

Vzájemně integrované služby digitální důvěry pro bezpapírová řešení a digitalizační projekty v souladu s eIDAS.

Přečíst si více

OBELISK Signing Portal

Podpisový portál integrovaný do prostředí HELIOS s podporou osmi podpisových metod.

Kvalifikovaný el. podpis
Podpis kartou nebo tokenem
Podpis s externisty

Přečíst si více

Detaily řešení

Stažení případové studie

Související řešení

Elektronický podpis

Konzultace k legislativě

Bezpapírová personalistika

Akreditace QTSP

Akreditace QTSP

NATO Security prověrka

NATO Security prověrka

Členství v CSC

Členství v CSC

Členství v ESD

Členství v ESD