Hromadný podpis elektronických dokumentů

Blog Hromadný podpis elektronických dokumentů

Hromadný podpis elektronických dokumentů

Podpis valorizací mezd pro všechny zaměstnance, objednávek na konci dne, rozhodnutí o uznání reklamací nebo jen několikanásobný podpis jedné smlouvy pro výběrové řízení. Existuje mnoho důvodů a procesů, kde je potřeba větší počet podpisů zároveň, a v každé organizaci se najdou lidé, pro které je podepisování jednotlivých dokumentů velmi pracné a časově náročné.

Hromadný podpis elektronických dokumentů

Řešením je hromadné podepisování – funkce určená statutárním zástupcům organizací, členům top managementu, manažerům, nákupčím, účetním a dalším pracovníkům, kteří pravidelně řeší velké počty elektronických podpisů.
OBELISK Signing Portal nabízí tři způsoby jak více podpisů realizovat. Každý z nich se hodí v jiné situaci:

  • Hromadný podpis velkého počtu vzájemně nesouvisejících dokumentů.
  • Podpis obálek pro snadné podepsání menšího počtu dokumentů, které spolu věcně souvisí.
  • Více podpisů v jednom dokumentu.

Hromadný podpis

Smysl a přínos hromadného podpisu si nejlépe ukážeme na příkladu:
V organizaci se valorizují mzdy pro tisíc zaměstnanců, a protože celý proces je plně digitální, tak je potřeba za organizaci všech tisíc dokumentů elektronicky podepsat. Personalista má dvě možnosti. Buď každý dokument podepíše samostatně např. v Acrobatu (otevřít pdf, umístit podpis, vybrat certifikát, zadat pin, podepsat a odeslat zaměstnanci) nebo zvolí cestu hromadného podpisu, kterým odbaví vše najednou.

Hromadný podpis, přesně jak název napovídá, umožňuje podepsat všechny dokumenty naráz. Valorizaci mezd pro tisíc zaměstnanců lze opravdu podepsat jedním krokem, a OBELISK Signing Portal zajistí rozeslání zaměstnancům. Stejný postup lze aplikovat na podpis faktur, objednávek a dalších agend.

Více o hromadném podpisu >>

Jak podpis probíhá?
Nejprve označíte všechny dokumenty, které chcete podepsat (pro jednoduchost můžete využít přednastavené filtry) a tlačítkem podepsat vyvoláte proces podpisu. Některé podpisové metody vyžadují autorizaci např. PIN pro kvalifikované certifikáty na kartě nebo tokenu.

Má hromadný podpis nějaké předpoklady?
Ano, aby bylo možné hromadný podpis využít, musí být v dokumentu vyznačeno, kam má být podpis umístěn (podpisové pole) a zároveň hromadný podpis musí podpisová metoda podporovat např. Bank iD Sign hromadný podpis neumožňuje.

Elektronický podpis

Správný podpis na správné místo v souladu s eIDAS.

Podpis kdykoliv a kdekolivj
V souladu s legislativou
Pro organizace

Přečíst si více

Elektronická pečeť

Elektronická pečeť uznatelná v celé EU. Integrovaná s podpisem.

Kvalifikovaná pečeť
Zaručená pečeť
Prostá pečeť

Přečíst si více

Důvěryhodná archivace

Dlouhodobá prokazatelnost elektronických dokumentů.

V souladu s eIDAS
Kvalifikovaná časová razítka
Integrace s podpisem

Přečíst si více

Podpis obálek

Při vytváření požadavku na podpis je možné dokumenty vložit do společné elektronické obálky. Podpisem obálky jsou podepsány jednotlivé dokumenty, všude tam kde se od vás podpis očekává. Nemusíte dokumenty podepisovat jeden po druhém. Navíc můžete více obálek podepsat hromadně.
Podpis obálky můžete s výhodou použít při podpisu nástupní nebo smluvní dokumentace klienta nebo předávacích a akceptačních protokolů v projektech.

API a zpětná kompatibilita

Funkce obálek je v API OBELISK Signing Portal k dispozici od verze 40. API je zpětně kompatibilní s původním a upgrade OBELISK Signing Portal na verzi 40 a vyšší, je tak možný i bez úprav volání.

Zpětná kompatibilita API je garantována do 1. 7. 2026. Do té doby doporučujeme realizaci změn na straně připojených systémů.

Více podpisů v jednom dokumentu

Opět si uveďme krátký příklad:

Do jednoho dokumentu je spojena smlouva, čestné prohlášení a pověření k výpovědi předchozí smlouvy. V jednom dokumentu je potřeba se podepsat na třech místech.

Jak to udělat co nejjednodušeji? OBELISK Signing Portal podepisujícího provede všemi podpisy jeden za druhým bez zbytečného stahování, nahrávání nebo odskakování do jiných aplikací.

Související
produkty a služby

OBELISK Signing Portal

Konzultace k digitalizaci organizací

Digitalizační platforma OBELISK

Akreditace QTSP

Akreditace QTSP

NATO Secret prověrka

NATO Secret prověrka

Členství v CSC

Členství v CSC

Členství v ESD

Členství v ESD