RICOH a SEFIRA
Řešení digitalizace procesů

Zvyšování efektivity procesů, přechod na čistě elektronické zpracování dokumentů a zajištění bezpečné manipulace s informacemi představují výzvy pro digitalizaci procesů. S cílem poskytnout řešení pro práci s dokumenty vznikla spolupráce mezi společnostmi RICOH a SEFIRA.

Spojení platformy pro správu dokumentů DocuWare (RICOH) a platformy služeb digitální důvěry OBELISK (SEFIRA) pokrývá celý životní cyklus dokumentů, od aplikace kvalifikovaného podpisu až po dlouhodobou důvěryhodnou archivaci.

To nejlepší z každého

Z technologického hlediska představuje integrace obou řešení ucelený cloudový systém pro orchestraci podnikových procesů.

DocuWare: Funguje jako primární vrstva pro digitalizaci dokumentů, správu workflow a strukturované ukládání dat.
OBELISK: Působí jako infrastrukturní vrstva poskytující služby vytvářející důvěru (Trust Services), mezi které patří elektronické podpisy, pečeti, časová razítka, validace certifikátů a zajištění bezpečných úložišť.

Dokumenty jsou vytvářeny, organizovány, podepisovány a archivovány v jednom aplikačním prostředí s garancí podpisu z jakéhokoliv místa a na všech právních úrovních. Tím se eliminuje nutnost fyzické manipulace s dokumenty, která často představuje bezpečnostní riziko a zbytečnou procesní latenci.

Legislativní rámec a bezpečnost

Funkčnost, uživatelská přívětivost, množství funkcí, ale především řešení plně v souladu s legislativou je cíl, na který se společně zaměřujeme:

eIDAS: Evropské nařízení, které definuje pravidla pro elektronické podpisy a identifikaci. Systém garantuje podpisy na všech právních úrovních (včetně kvalifikovaných).
NIS2 a DORA: Nové směrnice zpřísňující požadavky na kybernetickou bezpečnost a řízení rizik. Integrované řešení RICOH a SEFIRA je navrženo tak, aby pomáhalo organizacím tyto náročné požadavky splnit.
Dlouhodobá archivace: OBELISK zajišťuje dlouhodobou prokazatelnost elektronických podpisů, pečetí a razítek po neomezeně dlouhou dobu.

Procesní modely v praxi

Nasazení společného řešení DocuWare a OBELISK umožňuje optimalizaci specifických firemních procesů a eliminaci manuálních úkonů, čímž se zvyšuje efektivita i uživatelský komfort zaměstnanců a obchodních partnerů:

Řízení obchodní a smluvní dokumentace

Proces obvykle začíná automatickým generováním smluv a následným spuštěním strukturovaného workflow pro schválení odpovědnými osobami. Řešení zajišťuje elektronické podpisy na všech právních úrovních pro interní zástupce i koncové zákazníky, načež je dokument předán k automatické důvěryhodné archivaci.

HR procesy a onboarding

V oblasti personalistiky tvoří základ elektronický spis zaměstnance využívající DMS funkce platformy DocuWare. OBELISK Signing Portal následně umožňuje elektronické podepisování pracovních smluv a dodatků na všech právních úrovních. Zásadním prvkem pro HR oddělení je možnost hromadného podpisu pro personalisty a archivace splňující interní i legislativní požadavky.

Zpracování finanční agendy

Digitalizace závazků (např. přijatých faktur) startuje automatickou vytěžením dat ze zdrojového dokumentu. Workflow systém následně zajistí kontrolu, schválení a podepsání oprávněnými osobami před finálním přesunem do důvěryhodného úložiště.

Metodika implementace a integrace

Pro úspěch digitalizačních projektů je zásadní systematický přístup. Společný tým RICOH a SEFIRA proto postupuje v následujících krocích, které mají za cíl pojmenovat důvody změn, jejich přínosy a postup řešení:

Analýza procesů: Procesní mapování existujících dokumentových toků organizace a identifikace agend s nejvyšším potenciálem pro automatizaci.
Konfigurace DocuWare workflow: Modelování procesů, vytváření schvalovacích událostí, systémových triggerů a vazeb.
Integrace služeb OBELISK: Technické propojení platforem a nastavení politik pro elektronické podpisy, pečeti (včetně kvalifikovaných), časová razítka, dlouhodobou archivaci a auditní stopu.
Provoz a podpora: Zajištění SLA (Service Level Agreement), dlouhodobý servis a kontinuální rozvoj nasazených digitalizačních procesů.

Společná integrace DocuWare a OBELISK tak poskytuje organizacím nástroj pro dosažení plné digitalizace podnikových procesů při zajištění právní validity elektronických dokumentů, zrychlení práce, snížení provozních nákladů a udržení souladu s regulacemi současnosti i budoucnosti.